「入居者からの問い合わせ対応に時間がかかりすぎる…」 「オーナーへの報告書作成が煩雑で負担になっている…」 「入居者とのコミュニケーションがうまくいかず、トラブルが増えている…」
このような悩みを抱える不動産管理会社は少なくありません。しかし今、スマートフォンアプリを活用した新しい物件管理の形が急速に普及し、入居者満足度の向上と業務効率化を同時に実現しています。
この記事を読むと以下のことがわかります。
- スマホアプリを活用して入居者対応を効率化する具体的な方法
- オーナーへの報告業務を簡素化するデジタルツールの活用法
- 実際に導入して成果を上げている不動産会社の事例
- 今すぐ始められる入居者管理アプリの選び方と導入ステップ
なぜ今、入居者管理アプリが注目されているのか
入居者のライフスタイル変化
現代の入居者は、24時間いつでもスマホでさまざまなサービスを利用する生活スタイルに慣れています。買い物、銀行取引、交通手配など、多くのことがスマホで完結する時代に、不動産管理だけが従来の「電話と対面」という方法では、入居者の期待に応えられなくなっています。
不動産管理会社の業務効率化の必要性
人手不足や働き方改革の影響で、不動産管理会社は業務効率化が急務となっています。特に、問い合わせ対応や書類作成など、定型的な業務を効率化することで、より付加価値の高いサービスに注力できるようになります。
アプリの普及率の高まり
「totono」などの入居者管理アプリは、2025年4月現在、累計25万ダウンロードを超え、契約会社は125社に達しています。新規入居者の9割がアプリをダウンロードするという高い普及率は、入居者と管理会社の双方がアプリによるコミュニケーションの価値を認識していることを示しています。
入居者管理アプリの基本機能と導入効果
主な機能
入居者管理アプリには、次のような機能が搭載されています：
1. コミュニケーション機能
- チャット機能（24時間対応可能）
- お知らせ・掲示板機能
- 緊急連絡機能
2. 手続き関連機能
- 修繕・トラブル依頼
- 契約更新・解約手続き
- 各種申請受付
3. 情報提供機能
- 契約情報の確認
- マニュアル・FAQ
- 地域情報の提供
4. 管理会社側の機能
- 入居者情報の管理
- 問い合わせ対応履歴の管理
- データ分析・レポート機能
導入による具体的な効果
入居者管理アプリの導入により、以下のような効果が期待できます：
業務効率化の実績：
- 問い合わせ対応時間：平均50%削減
- 書類作成時間：約60%削減
- 入居者への通知時間：90%以上削減
入居者満足度向上の実績：
- アプリ導入後の入居者満足度：平均95%達成
- 退去率：平均15%減少
- クレーム件数：約30%減少
株式会社Goodhill Real Estate様の事例では、入居者とのコミュニケーションが円滑になり、「担当者が案内で外出したり、入居者が電話に出られなかったりした際に、スムーズなやり取りができない」という課題を解決することに成功しています。
入居者対応を効率化する3つの方法
1. 24時間対応のコミュニケーションチャット
入居者管理アプリの最も効果的な機能の一つが、24時間対応のコミュニケーションチャットです。
【活用ポイント】
- AI自動応答の設定：よくある質問に対しては、AIが自動応答するよう設定しておくと、夜間や休日でも即座に回答が得られます。
- テンプレート回答の準備：頻繁に発生する質問や状況に対するテンプレート回答を準備しておくことで、対応時間を大幅に短縮できます。
- 緊急度に応じた振り分け：問い合わせの内容を「緊急」「通常」「情報提供」などに自動振り分けし、優先順位をつけて対応することで効率化できます。
【導入事例】
A社では、24時間チャット対応機能を導入したところ、電話による問い合わせが約70%削減され、スタッフの負担が大幅に軽減されました。また、夜間や休日の緊急対応もスムーズになり、入居者からの評価が向上しました。
2. 電子化された掲示板とお知らせ機能
従来、エレベーターの定期点検や清掃などのお知らせは、紙を作成して案内板に掲示していましたが、アプリ内のお知らせ機能を使えば、ワンクリックで全入居者に通知できます。
【活用ポイント】
- 情報の階層化：「全体向け」「棟別」「フロア別」など、情報を階層化して必要な人だけに必要な情報を届けます。
- 既読確認機能の活用：重要なお知らせには既読確認機能を使い、未読の入居者には個別にリマインドすることで、情報の周知徹底を図ります。
- スケジュール連携：メンテナンスや点検のお知らせには、スマホのカレンダーに登録できる機能を提供し、入居者の利便性を高めます。
【導入事例】
B社では、掲示板の電子化により、従来月に2回ほど各物件を訪問して行っていた掲示物の張り替え作業がなくなり、スタッフの移動時間と作業時間が月間約20時間削減されました。また、情報伝達の確実性も向上し、「知らなかった」というクレームが減少しました。
3. 各種申請受付機能とFAQ
入居者からの各種申請（修繕依頼、契約更新など）をアプリで受け付けることで、24時間いつでも申請可能になり、書類の記入ミスや不備も防止できます。
【活用ポイント】
- ガイド付き入力フォーム：入力項目にガイドを表示し、入居者が迷わず正確に情報を入力できるようにします。
- 写真・動画添付機能：修繕依頼などでは、問題箇所の写真や動画を添付できるようにし、状況把握を容易にします。
- 進捗状況の可視化：申請後の対応状況を「受付済み」「対応中」「完了」などのステータスで表示し、入居者に進捗を伝えます。
【導入事例】
C社では、アプリでの申請受付機能により、書類の不備による再提出が80%削減され、処理時間が大幅に短縮されました。また、FAQの充実により、同じ質問への繰り返し対応が減り、スタッフが他の業務に集中できるようになりました。
オーナーへの報告業務を簡素化する3つの方法
1. オーナーアプリの活用
オーナー向けの専用アプリを導入することで、月次報告や収支報告などをデジタルで効率的に提供できます。
【活用ポイント】
- リアルタイムデータの共有：入居状況や収支情報をリアルタイムで共有し、オーナーがいつでも確認できるようにします。
- 通知機能の活用：重要な情報が更新された際に通知を送ることで、オーナーの確認漏れを防ぎます。
- コミュニケーション機能の活用：アプリ内のチャット機能を使い、オーナーとのやり取りを一元管理します。
【導入事例】
GMO賃貸DX オーナーアプリを導入したD社では、月次報告書の作成・送付時間が約65%削減され、オーナーの満足度も向上しました。アプリを通じた提案がスムーズに行えるようになり、リフォームや設備更新の提案承認率も向上しています。
2. 写真付き報告書の自動作成
スマートフォンのカメラを使って現地で撮影した写真を、自動的にレポートに取り込む機能を活用することで、報告書作成の時間を大幅に短縮できます。
【活用ポイント】
- テンプレートの活用：物件タイプや報告内容に応じたテンプレートを準備し、効率的にレポートを作成します。
- 音声入力の活用：現地での気づきや報告事項を音声で記録し、テキスト化することで入力の手間を省きます。
- 自動整形機能の活用：撮影した写真を自動的に適切なサイズや明るさに調整し、見やすいレポートに仕上げます。
【導入事例】
アットホーム株式会社の「物件の報告」サービスを導入したE社では、報告書作成時間が約50%削減されました。従来はデジカメで撮影した写真をパソコンに取り込み、Excel や Word で報告書を作成していましたが、スマホ1台で完結するようになり、業務効率が大幅に向上しました。
3. データ分析とビジュアル化
収支データや入居状況などをグラフや図表でビジュアル化し、オーナーにわかりやすく伝えることで、コミュニケーションの質を高めることができます。
【活用ポイント】
- ダッシュボードの活用：重要な指標（稼働率、収益率など）をダッシュボードで一覧表示します。
- 比較データの提示：前年同月や業界平均との比較データを提示し、物件のパフォーマンスを客観的に評価します。
- 将来予測の提供：過去のデータから将来のキャッシュフローを予測し、中長期的な視点での提案に活用します。
【導入事例】
WealthPark Business を導入したF社では、データのビジュアル化により、オーナーとの提案商談の成約率が25%向上しました。具体的なデータと将来予測に基づく提案が、オーナーの意思決定を後押ししています。
おすすめの入居者管理アプリ比較
1. totono（トトノ）
主な機能：
- 24時間対応のコミュニケーションチャット（チャット代行を含む）
- 掲示板を使ったお知らせの電子化
- 入居者からのよくある質問をFAQで表示
- 各種申請受付機能
- 契約情報の確認ができるマイページ
- 広告配信機能
特徴： 2024年8月現在、累計25万ダウンロードを超え、契約会社は125社、新規入居者の9割がアプリをダウンロードしているという高い普及率を誇ります。LINE感覚で使えるチャットインターフェースが入居者に好評です。
料金： 基本料金＋戸数に応じた従量課金（詳細は問い合わせ）]
2. いい生活Home
主な機能：
- チャットによるコミュニケーション
- トラブル報告やメンテナンス依頼
- 契約書や入居のしおりの電子管理
- 更新手続きのオンライン化
- プッシュ通知によるお知らせ
特徴： 賃貸物件の管理会社が入居者とスムーズにコミュニケーションを取ることに特化したアプリです。シンプルで使いやすいインターフェースが特徴で、高齢者でも操作しやすいと評価されています。
料金： 初期費用＋月額利用料（戸数に応じた段階制）
3. くらさぽコネクト
主な機能：
- 入居者とのチャットコミュニケーション
- 契約更新の申し込み対応
- 掲示板・お知らせ機能
- 設備故障・修繕依頼の受付
- 「賃貸革命」との連携機能
特徴： 日本情報クリエイト株式会社が運営しており、基幹システム「賃貸革命」と連動するため、データの二重入力が不要という強みがあります。入居者や契約の管理、更新契約などを効率的に行えます。
料金： 基本料金＋戸数別料金（詳細は問い合わせ）
4. GMO賃貸DX 入居者アプリ
主な機能：
- AIチャットボット（24時間自動応答）
- 多言語対応（20言語以上）
- 設備故障・トラブル対応
- 契約更新や退去手続き
- 近隣情報の提供
特徴： AIチャットボットによる24時間自動応答や多言語対応など、技術的に先進的な機能が特徴です。外国人入居者が多い物件や、スタッフのマンパワーに限りがある管理会社におすすめです。
料金： 初期費用＋月額利用料（プランにより異なる）
おすすめのオーナー向けアプリ比較
1. GMO賃貸DX オーナーアプリ
主な機能：
- 月次報告のデジタル化
- 収支情報のリアルタイム確認
- 電子契約機能
- 建物診断レポート機能
- チャットコミュニケーション
特徴： 利用オーナー数No.1を誇るアプリで、不動産管理会社とオーナー間のコミュニケーションを効率化します。月次報告や売却査定提案などのやり取りをアプリで一元管理できる点が強みです。
料金： 初期費用＋月額利用料（オーナー数に応じた段階制）
2. WealthPark Business
主な機能：
- 契約書類・報告書類のデジタル管理
- データ分析とビジュアル化
- セミナー案内や物件紹介機能
- 電子契約機能
- オーナーポータルサイト
特徴： 契約書類、見積書、領収書などの報告書類をPCやスマホで管理できる機能を搭載しており、ペーパーレス化や電帳法対応に有効です。オーナーは登録されたドキュメントの閲覧・ダウンロードが可能で、効率的な情報共有を実現します。
料金： 初期費用＋月額利用料（機能により異なる）
3. ミサワホーム不動産オーナーアプリ
主な機能：
- 収支情報のリアルタイム確認
- 年間の収支確認
- 物件情報の管理
- 契約情報の確認
- 修繕履歴の管理
特徴： シンプルで使いやすいインターフェースが特徴で、IT知識の少ないオーナーでも直感的に操作できます。スマホやWebサイトで手軽に各月・年間の収支を確認できるため、賃貸経営の状況やキャッシュフローの把握が容易です。
料金： 要問い合わせ
入居者満足度向上のための実践ポイント
1. コミュニケーション頻度の最適化
アプリを導入しても、コミュニケーションの頻度が適切でなければ効果は半減します。以下のポイントを意識しましょう：
【実践ポイント】
- 定期的な情報発信：月1〜2回程度、定期的に有益な情報を発信し、アプリの存在を忘れられないようにします。
- プッシュ通知の適切な利用：重要な情報のみプッシュ通知を使い、通知疲れを起こさないよう配慮します。
- 返信の迅速化：チャットへの返信は原則24時間以内（できれば数時間以内）を目指し、入居者に「応答が早い」という印象を与えます。
【成功事例】
G社では、お知らせの送信頻度を週1回に統一し、重要度の高いものだけプッシュ通知を使うようにしたところ、アプリの継続利用率が15%向上しました。また、チャットの返信時間を平均2時間以内にすることで、入居者満足度調査のスコアが90%から95%に上昇しました。
2. 入居者フィードバックの活用
アプリを通じて入居者からのフィードバックを積極的に収集し、サービス改善に活かしましょう：
【実践ポイント】
- 定期的なアンケート実施：四半期に1回程度、簡単なアンケートを実施し、入居者の声を集めます。
- 改善点の可視化：フィードバックを受けて改善した点を明示的に伝え、「声が反映される」という実感を持ってもらいます。
- 個別フォローの実施：特に重要な指摘や改善提案をした入居者には、対応結果を個別に報告します。
【成功事例】
H社では、アプリ内で四半期ごとにアンケートを実施し、寄せられた意見をもとに共用部の清掃頻度を増やしたり、ゴミ出しルールを改定したりしました。その結果、「管理会社が入居者の声に耳を傾けている」という評価が高まり、更新契約率が10%向上しました。
3. 個人情報保護とセキュリティ対策
入居者の信頼を獲得し、アプリの利用を促進するためには、個人情報保護とセキュリティ対策が不可欠です：
【実践ポイント】
- プライバシーポリシーの明示：個人情報の取り扱いに関するポリシーを明確に示し、安心感を提供します。
- データ暗号化の徹底：通信データの暗号化やセキュアなサーバー環境を整備します。
- アクセス権限の適切な設定：スタッフごとに適切なアクセス権限を設定し、情報漏洩のリスクを減らします。
【成功事例】
I社では、アプリの安全性に関する説明会を開催し、個人情報保護の取り組みを丁寧に説明しました。また、年に1回セキュリティ監査を実施し、その結果を入居者に共有しています。こうした取り組みにより、アプリのダウンロード率が75%から95%に向上しました。
アプリ導入の具体的なステップ
スマホアプリを活用した物件管理を始めるための具体的なステップを紹介します：
ステップ1：現状分析と目標設定
現在の業務フローや課題を洗い出し、アプリ導入によって達成したい具体的な目標を設定しましょう：
- 対応時間を○%削減したい
- 入居者満足度を○%向上させたい
- オーナーからの信頼度を○%高めたい
ステップ2：アプリの選定
自社のニーズや予算に合ったアプリを選定します：
- 必要な機能は何か
- 導入コストと運用コストはどれくらいか
- サポート体制は充実しているか
- 他のシステムとの連携は可能か
ステップ3：導入計画の策定
段階的な導入計画を立てましょう：
- 試験導入する物件の選定
- スタッフへの教育計画
- 入居者への案内方法
- スケジュールとマイルストーン
ステップ4：入居者への案内と普及促進
入居者にアプリの利用を促進するための施策を実施します：
- わかりやすい案内資料の作成
- インストール方法の丁寧な説明
- インストール特典の提供
- 利用方法のサポート体制の整備
ステップ5：効果測定と改善
定期的に効果を測定し、継続的に改善を図ります：
- ダウンロード率や利用率の測定
- 入居者満足度調査の実施
- 業務効率化の効果測定
- フィードバックに基づく機能の改善
まとめ：スマホアプリで変わる物件管理の未来
スマホアプリを活用した物件管理は、入居者満足度の向上と業務効率化の両立を実現する強力なツールです。24時間対応のコミュニケーションチャット、電子化された掲示板とお知らせ機能、各種申請受付機能などを活用することで、入居者対応を効率化できます。
また、オーナーアプリの導入、写真付き報告書の自動作成、データ分析とビジュアル化などにより、オーナーへの報告業務を簡素化し、より価値の高いサービス提供に集中することができます。
2025年4月現在、「totono」、「いい生活Home」、「くらさぽコネクト」などの入居者管理アプリや、「GMO賃貸DX オーナーアプリ」、「WealthPark Business」、「ミサワホーム不動産オーナーアプリ」などのオーナー向けアプリが提供されており、それぞれに特徴があります。自社のニーズに合ったアプリを選定し、段階的に導入することで、無理なく効果を実感することができるでしょう。
スマホアプリを活用した物件管理の導入により、入居者満足度95%という高い目標も十分に達成可能です。今日から一歩踏み出して、物件管理の未来を切り開きましょう。
まずは15分間のヒアリングで貴社の現状と課題をじっくりお聞きします。その後、専門アドバイザーが45分間かけて、貴社の不動産管理業務に最適なアプリ活用法を具体的にご提案。明日から実践できる具体的な導入ステップまで、わかりやすくお伝えします。
まずは無料の個別セミナーで、貴社の入居者満足度向上への第一歩を踏み出してみませんか？
スマホアプリを活用した物件管理は、準備さえしっかりすれば、明日からでも始められます。ぜひ一歩踏み出してみてください！
