「残業が多くて社員が疲弊している…」
「業務が属人化して引き継ぎが大変…」
「もっと効率的に仕事ができるはずなのに…」
こんな悩みを抱える不動産管理会社は少なくありません。2025年4月現在、不動産業界では人手不足が深刻化する一方で、デジタル技術を活用した業務効率化、いわゆるDXが急速に進んでいます。
しかし、「DXって難しそう」「大企業がやるものでしょ？」と二の足を踏んでいる中小企業も多いのではないでしょうか。
実は、特別な大規模システムがなくても実践できる「業務の見える化」と「ムダの削減」だけで、驚くほど業務効率は向上します。本記事では、それらの手法で残業時間を65%削減した実例と具体的なステップをわかりやすく解説します。
この記事を読むと以下のことがわかります：
- 残業時間を大幅に削減できる「業務の見える化」の具体的な方法
- 中小不動産管理会社でも明日から始められるDX導入ステップ
- 業務プロセスを改善して属人化を解消する実践テクニック
- 社員の負担を減らしながら生産性を高める成功事例
DXの本質は「大規模システム導入」ではない
「DX」という言葉を聞くと、何か特別な高額システムを導入しなければならないと思ってしまいがちです。しかし、DXの本質は「デジタル技術を活用してビジネスモデルを変革し、競争優位性を確立すること」。必ずしも大規模なシステム投資が必要なわけではありません。
むしろ中小企業こそ、身の丈に合ったデジタル化から始めることで、大きな効果を得られるケースが増えています。
東京都内の従業員15名の不動産管理会社A社では、Excel管理から脱却し、無料～低コストのクラウドツールを活用することで、平均残業時間を月45時間から16時間へと65%削減することに成功しました。同時に、顧客満足度も向上し、管理物件数を1.5倍に増やすことができたのです。
それでは、A社が実践した具体的な方法を見ていきましょう。
成功の鍵となった3つのステップ
ステップ1：「業務の見える化」で無駄を発見する
A社がまず取り組んだのは、「何にどれだけ時間がかかっているのか」を明確にすることでした。
実践①：業務の棚卸しと時間計測
まず、全スタッフに1週間、自分の業務内容と所要時間を記録してもらいました。すると、驚くべき事実が明らかに。
- 家賃入金確認と督促業務に週あたり合計40時間以上費やしていた
- 物件の写真管理に週10時間以上かけていた
- 同じような問い合わせ対応に週15時間以上使っていた
「これまで感覚的に『忙しい』と感じていましたが、数字で見ると本当に驚きました。特に、家賃入金確認は想像以上に時間を取られていたんです」（A社社長）
実践②：業務フロー図の作成
次に、主要業務のフロー図を作成しました。図にすることで、以下のような無駄が見つかりました。
- 同じデータを複数のExcelに手入力している
- 承認プロセスが複雑で書類が部署間を行ったり来たりしている
- 紙の書類を探す時間が膨大にかかっている
「フロー図を作ってみて初めて気づいたのは、当たり前と思っていた業務プロセスに実は多くの無駄があったということです」（A社業務改革担当）
ステップ2：無料・低コストツールの戦略的導入
業務の見える化で問題点が明確になったところで、A社は以下のような無料・低コストツールを導入しました。
実践①：クラウド型家賃管理システムの導入
月額2万円程度の家賃管理クラウドシステムを導入し、銀行データとの自動連携を実現。これだけで週40時間かかっていた家賃入金確認業務が週5時間まで削減されました。
「システム導入前は、入金確認のためだけに毎日残業が必要でした。今では17時には帰れるようになり、スタッフの表情が明るくなりましたね」（経理担当）
実践②：無料のクラウドストレージ活用
物件写真や契約書のスキャンデータをクラウドストレージで管理することで、情報共有がスムーズになりました。
「以前は『あの物件の写真どこにありましたっけ？』という会話が日常茶飯事でした。今ではスマホからでも瞬時に必要な写真を探せるので、お客様をお待たせすることもなくなりました」（営業担当）
実践③：チャットツールでの情報共有
社内連絡は基本的にチャットツールに一本化。メール・電話・口頭での伝達による情報漏れや誤解が激減しました。
「以前は『聞いてない』『言った』の応酬がよくありましたが、チャットに記録が残るので、そういったトラブルがなくなりました。また、過去の対応履歴をすぐに検索できるのも大きなメリットです」（管理担当）
ステップ3：デジタル化と並行した業務プロセスの改善
単にデジタルツールを導入するだけでなく、業務プロセス自体も見直すことでさらなる効率化を実現しました。
実践①：判断基準の明確化とマニュアル化
「担当者によって対応が異なる」という問題を解消するため、よくある問い合わせや判断に迷うケースの対応基準を明文化しました。
「例えば、『エアコンの故障はどこまでオーナー負担なのか』といった判断が担当者によって異なっていました。基準を明確にしたことで、意思決定が格段にスピードアップしました」（管理部長）
実践②：定型業務のテンプレート化
頻繁に使用する文書や、定期的に送信するメールなどをテンプレート化。これにより、業務の質を保ちながらも時間短縮を実現しました。
「物件の募集開始時のSUUMO登録や、賃貸契約の更新案内など、定型的な業務はすべてテンプレート化しました。以前は1件あたり30分ほどかかっていた作業が、10分程度で完了するようになりました」（賃貸担当）
実践③：週次の業務改善ミーティング
毎週金曜日の午後に1時間、その週の業務で感じた非効率な点や改善案を全員で共有する時間を設けました。
「最初は『またミーティングか』と思われるかと心配しましたが、実際には社員から次々とアイデアが出てくるようになりました。小さな改善の積み重ねが大きな変化を生み出しています」（A社社長）
導入の際の課題と解決策
もちろん、DX推進の道のりは平坦ではありませんでした。A社が直面した課題と、その解決策を紹介します。
課題1：ベテラン社員の抵抗感
「今までのやり方で十分」「新しいツールを覚えるのが面倒」といった声が、特にベテラン社員から上がりました。
解決策：段階的導入と成功体験の共有
すべてを一気に変えるのではなく、最初は「写真管理のクラウド化」など、比較的抵抗の少ない部分から始めました。その効果を実感してもらうことで、次第に前向きな姿勢に変わっていきました。
「最初は正直、面倒くさいと思っていました。でも、契約書をすぐに探せるようになって、『これは便利だな』と感じるようになりました。今では自分から『次はこれをデジタル化しませんか？』と提案するほどです」（入社20年目のベテラン社員）
課題2：ITリテラシーの差
社員間でITスキルに大きな差があり、導入したツールを使いこなせない社員もいました。
解決策：相互サポート体制の構築
ITに詳しい若手社員と経験豊富なベテラン社員がペアを組む「バディ制度」を導入。お互いの強みを活かしながら学び合う環境を作りました。
「若手社員から新しいツールの使い方を教えてもらう代わりに、不動産管理のノウハウを伝授するという関係ができました。世代間のコミュニケーションも活性化して、職場の雰囲気が良くなったと感じています」（管理部長）
課題3：セキュリティへの不安
顧客情報や契約情報をクラウドで管理することへの不安の声もありました。
解決策：段階的な移行と適切なツール選定
セキュリティ対策が充実した業界特化型のクラウドサービスを選定し、また重要度の低いデータから徐々に移行することで、不安を軽減しました。
「お客様の大切な情報を扱うからこそ、セキュリティには妥協できません。専門家に相談しながら、安全性の高いサービスを選定しました。結果的に、紙の書類を管理していた時よりも情報漏洩リスクは低減したと思います」（IT担当）
成果：数字で見るDXの効果
A社がDXに取り組んで1年後、以下のような具体的な成果が表れました。
- 残業時間: 月平均45時間 → 16時間（65%削減）
- 顧客対応時間: 1件あたり平均24分 → 10分（58%削減）
- 書類探索時間: 1日あたり約45分 → 5分以下（89%削減）
- ペーパーコスト: 年間約70万円 → 15万円（79%削減）
- 社員満足度: 5段階評価で2.8 → 4.2（50%向上）
- 管理物件数: 350件 → 520件（1.5倍に増加）
「最も嬉しかったのは、数字では表せない変化です。『もっとこうしたら良いのでは？』という前向きな提案が社員から自発的に出るようになりました。会社全体に改善マインドが根付いたことが、持続的な成長につながっていると感じています」（A社社長）
中小不動産管理会社がDXを成功させるための5つのポイント
A社の事例から学ぶ、中小不動産管理会社がDXを成功させるための重要ポイントをまとめました。
ポイント1：大規模投資から始めない
いきなり高額なシステムを導入するのではなく、無料または低コストのクラウドサービスから始めることで、リスクを最小限に抑えながら効果を実感できます。
「最初から完璧を目指さず、小さな成功体験を積み重ねることが重要です。私たちは最初の3ヶ月は月額合計1万円以下のツールだけで運用し、効果を確認してから少しずつ投資を増やしていきました」（A社経営企画担当）
ポイント2：業務の見える化を徹底する
何にどれだけの時間がかかっているのかを数値化することで、改善すべきポイントが明確になります。
「感覚的な『忙しい』ではなく、数字で見える化することが非常に重要です。私たちは今でも四半期に一度、業務時間の棚卸しを行い、常に改善点を探し続けています」（A社業務改革担当）
ポイント3：社員を巻き込む
トップダウンで一方的に進めるのではなく、現場の社員の意見を取り入れながら進めることで、抵抗感を減らし、より実用的な改善が可能になります。
「最前線で働いている社員こそが、業務の非効率さを最も感じています。彼らの声に耳を傾けることで、机上の空論ではない、実践的な改善が実現できました」（A社社長）
ポイント4：段階的に進める
一気にすべてを変えようとすると混乱を招きます。小さな成功体験を積み重ねながら、徐々に範囲を広げていくアプローチが効果的です。
「最初の3ヶ月は写真管理のクラウド化だけに集中し、その後半年かけて家賃管理システムに移行しました。段階的に進めたことで、社員の不安や抵抗感を最小限に抑えることができました」（IT担当）
ポイント5：継続的な改善文化を作る
DXは一度システムを導入して終わりではなく、継続的に改善していく文化を作ることが重要です。
「毎週の業務改善ミーティングが定着し、『こうすればもっと良くなる』という提案が自然と出るようになりました。この改善文化こそが、私たちの最大の財産だと思っています」（A社社長）
まとめ：DXは規模や予算に関係なく、今日から始められる
A社の事例からわかるように、DXは決して大企業だけのものではありません。むしろ、中小企業だからこそ、柔軟かつスピーディーに変革を進められる強みがあります。
特別な知識や高額な投資がなくても、「業務の見える化」と「ムダの削減」という基本に忠実に取り組むことで、大幅な業務効率化と残業削減が実現可能です。
最も重要なのは「まず小さく始めてみる」という一歩を踏み出すこと。この記事が、あなたの会社のDX推進の一助となれば幸いです。
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