【34】「残業時間65%削減！」不動産管理会社が今すぐ実践できるDX活用術

「残業が多くて社員が疲弊している…」「業務が属人化して引き継ぎが大変…」「もっと効率的に仕事ができるはずなのに…」

こんな悩みを抱える不動産管理会社は少なくありません。2025年4月現在、不動産業界では人手不足が深刻化する一方で、デジタル技術を活用した業務効率化、いわゆるDXが急速に進んでいます。

しかし、「DXって難しそう」「大企業がやるものでしょ？」と二の足を踏んでいる中小企業も多いのではないでしょうか。

本記事では、特別な大規模システムがなくても実践できる「業務の見える化」と「ムダの削減」で、残業時間を65%削減した実例と具体的なステップを解説します。

この記事を読むと以下のことがわかります。

不動産管理業界が直面する課題とDXの可能性

不動産管理業界では、以下のような課題が業務効率化を妨げています：

ある調査によると、不動産管理業務の約30%が「ムダな作業」に費やされているという結果も。この「ムダ」を削減できれば、残業時間の大幅削減と顧客サービスの向上を同時に達成できます。

2025年現在、不動産業界ではデジタル技術を活用した変革が加速しています。特に電子契約やクラウド型の書類管理システムは、業務効率化や顧客体験の向上に大きな効果をもたらしています。

最新の調査では、DXに取り組んだ不動産管理会社の87%が「業務効率が向上した」と回答。特に残業時間の削減効果は平均で43%にのぼります。さらに先進的な企業では65%以上の削減を達成しているケースも少なくありません。

業務棚卸しとは、自社で行っているすべての業務を洗い出し、整理・分類することです。これにより、無駄な業務や重複している業務を発見することができます。

【実践方法】

棚卸しの範囲を決定する：
- どの部署・どの業務から始めるかを決める
- まずは残業が多い部署や課題が明確な業務から着手すると効果的
棚卸表のフォーマットを作成する：以下の項目を含むエクセルやスプレッドシートを用意
- 業務の分類と業務名（大項目・中項目・小項目）
- 業務の発生頻度（毎日/週1回/月1回など）
- 業務工数（1回あたりの所要時間）
- 担当者（複数人いる場合はそれも記載）
- 業務の目的・成果物
実務担当者に記入してもらう：
- 実際に業務を行っている人に記入してもらうことが重要
- 時間に余裕を持って（1週間程度）、記入方法や目的を事前に説明

【成功事例】

ある不動産管理会社（管理戸数約300戸）では、業務の棚卸しを行った結果、以下のことが明らかになりました：

これらの発見が、次のステップでの改善につながりました。

棚卸しで洗い出した業務に優先順位をつけることで、どの業務から改善すべきかが明確になります。

【実践方法】

コア業務とノンコア業務を見極める：
- コア業務：会社の収益に直結する業務（物件管理、入居者対応など）
- ノンコア業務：間接的に必要だが収益に直結しない業務（内部報告書作成、データ入力など）
業務の重要度と緊急度を評価する：以下の4象限で分類
- 重要かつ緊急：即時対応が必要（設備トラブル対応など）
- 重要だが緊急でない：計画的に取り組む（定期点検など）
- 緊急だが重要でない：可能な限り効率化または委託（資料作成など）
- 重要でも緊急でもない：廃止を検討（不要な報告書など）
業務の属人化度を確認する：
- 特定の社員しかできない業務を洗い出す
- マニュアル化や共有化が必要な業務を特定

【成功事例】

先ほどの不動産管理会社では、優先順位付けにより以下の対応を決定：

優先順位をつけた業務に対して、具体的な改善策を実行します。

【実践方法】

業務マニュアルの作成：
- 属人化している業務の手順を文書化
- 写真や動画を活用してわかりやすく作成
- クラウド上に保存し、誰でもアクセスできるようにする
無駄な作業の削減：
- 不要な会議や報告書の廃止
- 重複している作業の統合
- 自動化できる作業の特定（データ入力、定型メール送信など）
コミュニケーションの効率化：
- 社内チャットツールの活用
- 情報共有のルール化
- オンライン会議の活用